Ich möchte hier einen Datenschutzbeauftragten zitieren:
Nun zu Ihrer Anfrage bzgl. Microsoft 365: das KM wollte die Produkte von Microsoft in die Bildungsplattform aufnehmen. Hierbei wurde der Landesdatenschutzbeauftragte (LfDI) beauftragt, diese Produkte zur prüfen. Der LfDI kam zu dem Schluss, dass die Software in der Online-Version datenschutzrechtlich für Schulen nicht zulässig ist. Und dabei bezog sich die Prüfung bereits auf eine speziell für das KM konfigurierte Variante des Pakets A3. Mehr Infos dazu finden Sie hier: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/lfdi-raet-aufgrund-hoher-datenschutzrechtlicher-risiken-von-der-nutzung-der-geprueften-version-von-microsoft-office-365-an-schulen-ab/
Das von Ihnen verlinkte (vermeintlich kostenlose) Angebot von Microsoft wurde nicht vom LfDI geprüft - jedoch können Sie davon ausgehen, dass in dieser nicht speziell konfigurierten Version noch viel mehr datenschutzrechtliche Problemstellungen auftreten. Natürlich könnten Sie den Einsatz auch nur für Ihre Schule prüfen und die Risiken abwägen, ob ein Nutzung im schulischen Kontext möglich wäre. Ich halte eine solche Abwägung jedoch als Schule für unmöglich. Die sogenannte Datenschutzfolgenabschätzung, die für dieses Produkt notwendig wäre und die der LfDI für das KM durchgeführt hat, umfasste inkl. Anlagen 400(!) Seiten. Zudem - wenn ich es richtig sehe - enthält der A1-Plan nur Online-Anwendungen und nicht die Desktop-Programme.
Ich kann deshalb momentan nur davon abraten, solche Lizenzen neu zu nutzen und zu beschaffen. Stattdessen sollten Sie auf Kauf-Lizenzen von Office 2019 und nicht auf das Abo von M365 setzen.